Siete maneras de mejorar las salas de reuniones colaborativas

April 2, 2018


La investigación actual muestra que más de dos tercios de las reuniones son vistos por los líderes como inútiles y el 37.5% de todas las reuniones se categorizan como "mal gestionadas o innecesarias", y muchos culpan a la mala planificación o desorganización.

 

Esto muestra que el empleado de hoy tiene ciertas expectativas cuando se trata de reuniones. Si las salas de conferencias no están actualizadas con todas las últimas tecnologías, es probable que las empresas tengan dificultades para organizar reuniones valiosas, atractivas y eficientes. Después de todo, si va a pasar hasta 80 horas al mes trabajando en un espacio, no solo debería trabajar para usted, sino también inspirarlo. Hemos reunido siete tendencias AV que debería considerar incorporar a sus espacios de reuniones durante los próximos años.


Presentación de video inalámbrico: colaboración de BYOD en el lugar de trabajo

Sin colaboración, casi todas las reuniones son iguales: el líder es el único presentador y nadie más contribuye. ¿Por qué? Porque compartir pantallas e información es una molestia. Los cables deben desenchufarse y enchufarse nuevamente, los ajustes deben ajustarse y la mitad de las veces los asistentes no pueden ver cómo hacer que sus pantallas o archivos sean visibles para todos los demás.

 

La creciente popularidad de la tecnología móvil en el lugar de trabajo y las culturas de la compañía Bring Your Own Device (BYOD) favorecen el uso de una combinación de tabletas, teléfonos inteligentes y computadoras portátiles para fines de colaboración. Si no se establece una configuración inalámbrica, será necesario contar con adaptadores o cables compatibles con Apple, Windows y Android para garantizar la capacidad de compartir pantallas cuando sea necesario para presentar contenido en reuniones de negocios.

 

Tal escenario se puede superar mediante el uso de un sistema de presentación inalámbrico que proporciona duplicación de escritorio, lo que permite a los usuarios transmitir y controlar lo que comparten en la pantalla grande de forma totalmente inalámbrica. Este sistema permite a los usuarios exhibir presentaciones, crear discusiones atractivas y cambiar sin esfuerzo entre varias plataformas de computadoras en cualquier espacio de reunión.

 

Tendencias de presentación de video inalámbrico:

1. Uso compartido de pantalla remoto y colaboración en múltiples sitios Estudios recientes han demostrado que en 2020, una de cada tres personas será contratada para trabajar de forma remota, desde cualquier lugar que deseen. La colaboración en varios sitios permite a los miembros del equipo conectarse a una presentación o reunión que se está ejecutando actualmente desde ubicaciones remotas sin tener que estar físicamente presente. Esto permite una experiencia realmente colaborativa donde todos ven lo mismo al mismo tiempo.

 

2. Modo seguro y seguro de doble red Las empresas deberían poder aprovechar su infraestructura de red existente conectándose de forma inalámbrica, a través de una red cableada o utilizando ambas al mismo tiempo sin sacrificar la seguridad de la red, al tiempo que salvaguardan la confidencialidad de sus datos.

 

3. Fácil de usar y "sin llave" Los dispositivos de presentación inalámbricos deben ser fáciles de configurar y usar, lo que permite a los usuarios ingresar a una sala de conferencias y comenzar a colaborar a través de una gran pantalla sin interrupciones ni limitaciones. Los usuarios se conectan de forma inalámbrica (sin el uso de ningún hardware costoso) con su dispositivo preferido y, como tales, se ahorran trabajo innecesario o desorden tecnológico.


Los dispositivos inalámbricos de presentación de video como Coalesce ™ proporcionan un método sencillo para presentar contenido desde una computadora portátil, tableta o teléfono inteligente en una pantalla más grande, durante las reuniones de negocios. Esta tecnología fomenta la colaboración en las empresas y es adecuada para cualquier tipo de espacio de reunión.

 

Reserva de sala de conferencia

The Wall Street Journal informó que los defectos de diseño y la programación deficiente con frecuencia interrumpen, previenen o paralizan las reuniones en muchas empresas en la actualidad. Cuando faltan sistemas de reserva de habitaciones, los empleados se topan con problemas de programación y experimentan tremenda frustración a diario. En entornos empresariales de ritmo acelerado, existe la necesidad de gestionar de forma efectiva la ocupación de múltiples espacios de salas de reuniones para que cada usuario pueda tener las ranuras asignadas adecuadas en su agenda. Hoy en día, los calendarios de reuniones en línea en la entrada de las salas de reuniones o en los mostradores de recepción son cada vez más comunes.

 


Tendencias de reserva de sala de conferencias:

4. Reserva de habitación integrada inteligente El sistema de reserva de habitaciones debe permitir la programación inteligente, totalmente integrada con los calendarios de correo electrónico en línea para actualizaciones en tiempo real sobre la ocupación de habitaciones, evitando las reservas dobles. Los sistemas integrados inteligentes permiten la reserva inmediata y sencilla de habitaciones desde un panel táctil, así como la fácil extensión o cancelación de reuniones existentes desde cualquier computadora o teléfono inteligente o directamente en el panel táctil de la sala.

 

5. estado de la habitación en tiempo real El panel táctil debería poder mostrar el estado actual de la sala, el calendario de reserva y más.

 

6. Compatibilidad con una variedad de calendarios de correo electrónico Al elegir el sistema inteligente de reserva de habitaciones, es importante garantizar la compatibilidad con diferentes calendarios de correo electrónico en línea como Outlook, Microsoft Office 365, Microsoft Exchange Server y Google Apps from Work. Esto permitirá que el sistema sea utilizado a pesar de los cambios futuros en los servicios de correo electrónico de la organización.

 

Los dispositivos de reserva de habitaciones como IN-SESSION ™ facilitan la administración eficaz de la ocupación de cualquier espacio de reunión, lo que permite a los empleados realizar reservas de salas de reuniones al instante y ampliar o cancelar reuniones existentes directamente desde un panel táctil intuitivo.

 

Automatización de sala de conferencias y control AV de sala inteligente

¿Todavía está buscando controles remotos y el cable "correcto" para comenzar? Siguiendo la creciente tendencia de la automatización y los edificios inteligentes, las salas de conferencias están más conectadas y automatizadas que nunca. Los sistemas de audio y video, incluidos los proyectores, el sonido, las pantallas, así como las luces y las persianas, se deben gestionar fácilmente de forma centralizada.

 

Tendencia de control AV:

7. Controle con precisión todos los aspectos de la sala de reuniones Permita que los usuarios preparen todo lo necesario al comienzo de la reunión, a través de Ethernet, en serie, IR, E / S digital y control del dispositivo de retransmisión, local o remotamente. Los controladores de sala AV como ControlBridge ™ brindan integración multimedia, automatización de iluminación, monitoreo de seguridad y control de reuniones y presentaciones. Esto es especialmente adecuado para salas de reuniones, salas de conferencias, salas de juntas y hogares de alta tecnología.

 

Conclusión

La capacidad de reunir diferentes soluciones AV es la clave de las reuniones de la oficina con un valor real de principio a fin. Comienza con una integración perfecta que acepta fácilmente varios dispositivos que operan en diferentes plataformas, una red segura para los asistentes que trabajan localmente y de forma remota, y programas que permiten que todos los asistentes a la reunión compartan contenido. Black Box brinda soluciones tecnológicas para ayudar a las empresas a administrar y optimizar sus sistemas AV para reuniones efectivas y eficientes.

 

 

 

 

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